Деньги под отчет как отчитаться

Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки. В инструкции нужно предусмотреть: - срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет; - способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника контролеры это разрешают Письмо Минфина от Касса и подотчет При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований: - для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам директор организации вместо заявления он может оформить распоряжение ; - деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам; - авансовый отчет по полученным наличным в том числе на командировку работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы. Подотчет на карту Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Виды хозяйственных расходов Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию. Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология Если сумма суточных за день будет превышать рублей при поездках внутри России и рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы.

При расчёте налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учёт производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчёт.

Суточные при командировках в году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости. К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги. Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками. Кассовые чеки почты пожно увидеть в авансовых отчётах любой организации В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров.

Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты. Порядок оформления расходной операции Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом. Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства. В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока п. Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. КоАП РФ. Образец заявления, который может быть принят в организации в качестве заявления сотрудника Образец приказа на получение денег По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах.

В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС. Типовой приказ о выдаче сумм работникам под отчёт содержит все необходимые сведения для идентификации сотрудника и сумме положенного ему аванса Распоряжение о выдаче средств персоналу организации Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту.

В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение. Получение денег по расходному кассовому ордеру Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше тысяч рублей по одному договору п.

При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология Квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, а также кассиром, заверенная печатью штампом кассира или оттиском кассового аппарата выдается на руки сдавшему деньги.

Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании. Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке. В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. Примерный образец заявления, которое необходимо предоставлять для получения денег на карту под отчёт Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту АО не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход. Выдача подотчётных сумм директору Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально.

Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками ст. Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками. Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании.

Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне. Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе.

В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению. Составление авансового отчёта Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения п.

Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо.

Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчёт на бланке АО-1 унифицированная форма, код по ОКУД Форма утверждена постановлением Госкомстата России от Как подтвердить обоснованность затрат Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно. Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером. Бланк авансового отчета с обратной стороны заполняется сотрудником Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Срок сдачи АО Сроки составления и представления в бухгалтерию авансового отчёта предельно ясны: 3 дня с того момента, как сотрудник вернулся из командировки п. Но ситуация может осложниться болезнью сотрудника, также возможен вариант ухода в отпуск. Такие причины являются уважительными, а это означает, что командируемый сотрудник вполне может отчитаться по АО сразу же после окончания больничного листа либо по возвращении из отпуска, но не позже. Удержание задолженности из заработной платы Вполне возможно, что найдётся такой сотрудник, который не сможет вернуть ДС, оставшиеся после поездки в командировку.

Иногда бывают и нечестные работники, которые взяв денежные средства на ТМЦ, не приносят отчётные документы, ссылаясь на их отсутствие. Если недостающая сумма меньше, то удержать её получится в предстоящий месяц расчёта зарплаты.

В тех случаях, когда сумма невозврата большая, придётся удерживать её частями. Такое возмещение убытков необходимо оформить приказом и получить письменное согласие работника. Лучше взять с такого сотрудника заявление с его подписью, в котором говорится о том, что он не возражает против компенсации перерасхода из зарплаты.

При отсутствии какого-либо документального подтверждения, где фигурирует добровольное согласие работника на удержание, компания рискует оказаться в суде. Образец заявления от сотрудника в случае его согласия на удержание долга по подотчётным суммам из заработной платы Максимальный период взыскания остатка задолженности Конечно, может так получиться, что приказ не издали в ближайший месяц либо требуемую сумму не удержали. Так образуется задолженность за работником перед организацией.

Если работник не станет её возвращать, то такая задолженность будет числиться вплоть до истечения срока исковой давности срок исковой данности — 3 года либо до судебных разбирательств.

Налогообложение подотчётных сумм К счастью, подотчётную сумму сотруднику организации выгоднее вернуть фирме, так как такие суммы могут быть квалифицированы налоговыми органами как получение дохода. Следовательно, такой исход событий грозит обложением НДФЛ и страховыми взносами п. Проводка при взыскании средств с работника Для правильного отражения удержания подотчётных сумм из зарплаты делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71 — списание подотчётной суммы, которая не была возвращена в срок.

Проведение непосредственного удержания из заработной платы выглядит следующим образом: ДТ 70 — КТ Возврат неизрасходованных подотчётных сумм Вполне возможна и такая ситуация: выдали сотруднику деньги под отчёт, а он их не потратил. Следует помнить, что такой порядок расчётов предусмотрен лишь для наличных взаиморасчётов. Порядок расчётов с подотчётными деньгами в безналичной форме лучше всего закрепить в локальных актах компании. Куда внести излишки денег Если сотрудник желает вернуть ДС, перечисленные ему на карту, наличными в кассу, он имеет на это право.

Часто бывают ситуации, что сотрудник не потратил всю сумму полностью. В результате образовался денежный остаток, который ему необходимо вернуть. В таком случае остаток возвращается так же, как и вышеприведённая сумма, с той лишь разницей, что при этом ещё и предоставляется АО с приложением в виде отчётных документов. Как отразить возврат средств в бухгалтерском учёте Когда приходит время вернуть неизрасходованные подотчётные суммы или их остаток после произведённых расходов в кассу, проводка выглядит так: ДТ 50 КТ 71 — возврат в кассу, ДТ 51 КТ 71 — возврат на банковский счёт компании.

Если сотрудник не вернул подотчётную сумму целиком либо частично, делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ При возврате денежных средств используется приходный кассовый ордер Последствия нарушения порядка выплаты подотчётных сумм Иногда случаются недочёты и у бухгалтеров, в частности, к ним относится повторная выдача ДС сотруднику, который не отчитался. Такой исход событий грозит наложением штрафа на компанию до 50 тыс.

Исключением считается ситуация, когда работник пришёл за новой ДС, не отчитавшись за ранее полученные деньги, но в документах при получении ранней выдачи фигурирует более поздняя отчётная дата.

Как закрыть долг подотчётника при отсутствии документов Бывают ситуации, когда у организации есть подотчётные суммы, которые хотелось бы списать, но оправдательных документов нет из-за того, что сотрудник их не предоставил.

Даже на законодательном уровне такое списание не приветствуется ст.

Итоги Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п.

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Например, если он расплатился наличными, то должен приложить к авансовому отчету кассовый чек. А при расчетах банковской картой — оригиналы слипов, квитанции банкоматов и терминалов. Если покупка совершена в интернет-магазине, расходы подтвердит электронная форма кассового чека или бланка строгой отчетности. Об этом сказано в пункте 5 статьи 1.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Потому что не всегда удобно платить контрагентам через расчетный счет в банке. Это занимает много времени или безналичная оплата невозможна по каким-либо причинам. Рассказываем, как грамотно проводить такие расчеты в компании. В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц? К наличными прибегают, когда необходимо быстро приобрести товар или перечисление с расчётного счёта организации невозможно. Например, сотрудник купил что-либо за свой счёт и нужно возместить понесённые расходы. Основные цели расходов через подотчётных лиц: Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания. Приобретение материалов сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее.

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде. Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом.

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Порядок выдачи денежных средств под отчет Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании. Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел. Приказ должен содержать следующие сведения: дата; фамилия имя отчество ФИО подотчетного лица; сумма аванса; срок, на который перечисляется аванс; подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности. Проблемы с блокировкой банковской карты В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги. Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации отмыванию доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций. По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию п. Банком РФ от

Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата

Виды хозяйственных расходов Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию. Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации. Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология Если сумма суточных за день будет превышать рублей при поездках внутри России и рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы. При расчёте налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу.

Как отчитаться за подотчетные деньги. При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть.

Подотчетные средства, а именно порядок оформления их выдачи и возврата, актуальны до сих пор. Напомним в статье основные моменты работы с подотчетниками. На основании пп. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в году. Понятие подотчета Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом. На что тратить деньги в подотчет Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета.

Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или — когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств. Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях: если работник приобретает для организации товары, работы или услуги на хозяйственные нужды ; если сотрудника направляют в командировку. Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат: либо приказ руководителя организации; На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так: Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно. На основании приказа руководителя либо заявления работника бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.

Заключение Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент — корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия. Корпоративная банковская карта — мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана. Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами. Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера. Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия — владельца карты. Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты. Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки?

Наверх